Entorno de control
Principio 1: Demuestra compromiso con la integridad y los valores éticos
Principio 2: Ejerce responsabilidad de supervisión
Principio 3: Establece estructura, autoridad, y responsabilidad
Principio 4: Demuestra compromiso para la competencia
Principio 5: Hace cumplir con la responsabilidad
La Administración establece, con la supervisión de la Dirección, estructuras, líneas de reporte, y niveles apropiados de autoridad y responsabilidad para la consecución de los objetivos.
Las entidades se estructuran a través de varias dimensiones: modelo operativo de la administración, estructuras legales, subdivisiones, y proveedores de servicios externos. Cada una de estas dimensiones proporciona una evaluación diferente del sistema de control interno, lo que permite a través de la propiedad y responsabilidad de cada nivel que se desarrolle una revisión y análisis multidimensional que puede identificar cualquier riesgo y tener un conocimiento completo e integral del sistema de control interno.
Las estructuras de la organización evolucionan así como la naturaleza del negocio. Por esta razón la administración debe revisar y evaluar continuamente la relevancia, efectividad y eficacia de las estructuras como apoyo al sistema de control interno. Para cada estructura la administración debe diseñar y evaluar las líneas de reporte para que las responsabilidades sean llevadas a cabo y la información fluya como sea necesario. Además es necesario verificar que no existan conflictos de interés inherentes a la ejecución de las responsabilidades a través de la organización y los proveedores de servicios externos. Cuando se evalúan las estructuras se debe tener en cuenta:
- Naturaleza, tamaño y distribución geográfica del negocio de la entidad.
- Riesgos relacionados a los objetivos y procesos de negocio de la entidad.
- Naturaleza de la asignación de autoridad y responsabilidades a la cabeza, unidad operativa, funcional y administración geográfica.
- Definición de líneas de reporte y canales de comunicación.
- Requerimientos de reporte financiero, de impuestos, regulatorios y demás, de jurisdicciones pertinentes.
Delegación de responsabilidades: Todos los miembros de la entidad son responsables del control interno. El director general o presidente ejecutivo es el primer responsable, debido a que es quien fija las pautas a seguir, influyendo en la integridad, la ética y los demás factores para la consecución de un entorno de control favorable. El director designa al responsable de cada función y establece las políticas y procedimientos de control interno específicos.
El personal debe conocer los objetivos de la entidad y cómo su función contribuye al logro de los mismos; esto permite lograr un mayor compromiso.
Filosofía y estilo de la dirección: Los estilos gerenciales marcan el nivel de riesgo empresarial y pueden afectar al sistema de control interno. Un planteo empresarial orientado excesivamente al riesgo o no tomar en cuenta los aspectos de control son indicativos de riesgo en el control interno. Una gerencia que sin dejar de afrontar riesgos toma en cuenta todos los elementos necesarios para su seguimiento evitando riesgos inadecuados crea un ambiente propicio para control interno en la organización.
Factores que hacen parte de la filosofía y estilo de la dirección es la actitud adoptada en la presentación de la información financiera, la selección de las alternativas disponibles respecto a los principios de contabilidad aplicables, la prudencia con que se obtienen las estimaciones contables, y las actitudes hacia las funciones informáticas y contables.
Estructura y plan organizacional: Todo organismo debe desarrollar una estructura organizacional que atienda al cumplimiento de su misión y objetivos, la cual debe estar plasmada en algún tipo de herramienta gráfica. La estructura organizacional representada en un organigrama constituye el marco formal de autoridad y responsabilidades, definiendo los puestos de trabajo y las actividades a desempeñar con el fin de alcanzar los objetivos definidos por la alta gerencia de la organización. Dichas actividades se presentan clasificadas como de gestión, planificación o control.
Entre los aspectos más importantes a tener en cuenta al momento de establecer la estructura organizativa está la definición de las áreas clave de autoridad y responsabilidad y el establecimiento de vías adecuadas de comunicación. Además esta estructura debe adecuarse a sus necesidades.
El nivel de formalidad que alcanza la estructura organizativa definida es directamente proporcional al tamaño de la organización. Conforme a las organizaciones crecen, las mismas demandan una mayor especialización en los cargos lo que conlleva a los niveles de formalidad definidos. Existe una nueva tendencia de derivar autoridad hacia los niveles inferiores, de manera que las decisiones quedan en manos de quienes están más cerca de las operaciones, a modo de auto gestionarse, esto se ve posibilitado debido a que los sistemas de control interno han mejorado sustancialmente, debido al surgimiento de programas de aplicación cuya finalidad es el registro de datos transaccionales facilitando así el control. Toda delegación de actividades conlleva a la necesidad de que los jefes examinen y aprueben cuando corresponda el trabajo de sus subordinados, y que ambos cumplan con la debida rendición de cuentas de sus responsabilidades y tareas tanto en tiempo como en forma. También requiere que todo el personal conozca, responda y entienda como su accionar repercute en los objetivos generales.
Comité de control: Estos comités se encuentran con mayor frecuencia en organizaciones con mayor tamaño. Su objetivo general es la vigilancia del adecuado funcionamiento del sistema de control interno, y el mejoramiento continuo del mismo. Para su efectivo desempeño debe integrarse adecuadamente, es decir con miembros de capacidad y trayectoria que tengan un elevado grado de conocimiento y experiencia que les permita apoyar objetivamente a la dirección mediante su guía y supervisión.
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