Auditoría Interna

Por: Equipo Auditool

Cuando un proyecto o evento concluye, la tentación natural puede ser pasar rápidamente al siguiente sin detenerse demasiado en lo que acaba de suceder. Sin embargo, realizar un análisis de riesgos post mortem es una herramienta esencial para cualquier equipo o empresa que busque aprender y mejorar. Este análisis busca identificar qué salió bien, qué no y por qué, especialmente, en relación con los riesgos identificados y los que surgieron inesperadamente. A continuación, discutiremos la importancia de este análisis y proporcionaremos métodos y herramientas para llevarlo a cabo con eficacia.

Importancia del análisis de riesgos post mortem

• Lecciones aprendidas: permite al equipo aprender de los errores y éxitos pasados, generando un registro de conocimientos que puede beneficiar futuros proyectos.
• Mejora continua: identifica áreas de mejora y propone soluciones, lo que puede llevar a una mayor eficiencia y efectividad en proyectos futuros.
• Responsabilidad: ayuda a establecer una cultura de responsabilidad, donde los errores se ven como oportunidades de aprendizaje y no simplemente como fallos.

Métodos para realizar un análisis post mortem

• Reuniones retrospectivas: reúne a todo el equipo poco después de finalizar el proyecto. Es importante conducir una discusión abierta sobre lo que salió bien, lo que salió mal y por qué. Esta discusión debe ser constructiva y enfocada en el aprendizaje.
• Cuestionarios: distribuye un cuestionario anónimo entre el equipo para recopilar opiniones y percepciones. Esto puede ayudar a obtener opiniones que algunas personas podrían no sentirse cómodas compartiendo en persona.
• Revisión de documentación: examina toda la documentación del proyecto, desde las especificaciones iniciales hasta los informes de progreso y los registros de incidentes. Esto puede ofrecer una visión objetiva de cómo se manejaron los riesgos durante el proyecto.

Herramientas útiles

• Tableros kanban o scrum: estas herramientas visuales permiten al equipo ver cómo se movieron las tareas a lo largo del proyecto y dónde se pueden haber presentado cuellos de botella o problemas.
• Software de gestión de proyectos: plataformas como JIRA, Trello o Asana pueden ofrecer insights valiosos a través de su historial de actividad y comentarios, mostrando cómo se manejaron los riesgos y problemas en tiempo real.
• Herramientas de análisis de feedback: plataformas como SurveyMonkey o Google Forms pueden ser útiles para recopilar y analizar opiniones, comentarios y retroalimentación (feedback) de los participantes en el proyecto.

Realizar un análisis de riesgos post mortem no es solo mirar hacia atrás, sino prepararse para el futuro. Al identificar qué funcionó, qué no y al comprender por qué ocurrieron ciertos eventos, los equipos y organizaciones pueden armarse con el conocimiento necesario para enfrentar futuros desafíos de manera más eficiente y efectiva. Recuerda: en el mundo de la gestión de proyectos y eventos, siempre se está aprendiendo y evolucionando, y un análisis post mortem bien realizado es una herramienta crucial en ese viaje de mejora continua.