Auditoría Externa

Por: C.P. Iván Rodríguez. Colaborador de Auditool

Un procedimiento habitual en la realización de auditorías es la observación de un inventario físico. Si bien es una labor que no requiere grandes complejidades, es necesario que el auditor tenga en cuenta algunas consideraciones para lograr los objetivos previstos en esta actividad. A continuación, algunas recomendaciones al respecto:

• Una de las principales recomendaciones (tal vez la más importante) es que, sin importar quién sea el cliente, el auditor simplemente observa: no participa.
• Es necesario identificar claramente las ubicaciones del inventario: Puede estar en más de un lugar. En bodegas fuera de las instalaciones del cliente. En puntos de venta, etc.
• Deben revisarse los procedimientos del cliente. De ser posible, debe obtenerse una copia del manual de inventario del cliente (que establece las políticas y procedimientos de la empresa para administrar el inventario), revisarlo y discutir con el cliente cualquier modificación que se desee realizar en el procedimiento.
• Hacer un recorrido por las instalaciones del cliente. Es importante dar un vistazo al almacén u otras áreas de almacenamiento antes del recuento de inventario físico para conocer la ubicación y sus condiciones. Esto facilita el trabajo. (Incluso, la manera de vestir: hay que estar cómodo y con la indumentaria adecuada)
• Los procesos productivos deben detenerse. El cliente no debe tener producción planeada mientras toma el inventario físico. Si el cliente es comerciante, hay que asegúrese que la tienda esté cerrada al público durante el recuento.
• No debe haber movimiento del inventario. El inventario del cliente debe permanecer puesto hasta que se complete el conteo. El inventario no debe transferirse entre tiendas minoristas o instalaciones de fabricación. PONER la tarea en la gestión (mientras usted observa).
• El auditor debe revisar que los empleados cumplan los procedimientos definidos. Por ejemplo, asegurarse que no se cuenten artículos dos veces, que se incluyan todos los artículos en el inventario y que se registren los recuentos cuidadosamente. (Por ejemplo, que no se registren 100 artículos como 1.000.)

Si no se siguen los procedimientos, es probable que se deban realizar más muestreos y pruebas de los recuentos de clientes para comprobar si el inventario final es materialmente correcto.

Hay que tener en cuenta que las mercancías de consignación no se incluyen en el inventario final por valor alguno. Corresponden a artículos a la venta por los que se paga al proveedor solamente si los artículos se venden. Muchas galerías de arte operan de esta manera y pueden poseer muy poco del inventario para la venta.

Artículos obsoletos o dañados

• Cuando el cliente esté tomando su inventario, hay que asegurarse que mantiene un seguimiento especial de los artículos obsoletos y dañados. Los artículos obsoletos incluyen componentes para productos que la empresa ya no fabrica o artículos que ya no puede vender. Por ejemplo, es posible que un fabricante de equipos ya no necesite ciertos procesadores para su nueva línea de equipos. Los artículos dañados son aquellos que ya no están en condiciones de uso.
• Cualquiera que sea la razón, el cliente debe tener en cuenta cualquier inventario obsoleto o dañado y reducir su valoración al valor neto realizable. Es posible que los artículos dañados probablemente tienen un valor neto realizable de $0 y deban ser desechados (eliminados del inventario final).
• Un cliente puede vender artículos obsoletos con un descuento amplio, por ejemplo. El cliente debe reducir el valor de inventario de esos artículos para reflejar el precio de venta con descuento.

Es importante tener en cuenta, de otra parte, los riesgos y controles asociados al tema de inventarios. El enfoque de auditoría debe ser centrarse en identificar los riesgos que existen en el proceso de gestión de inventario y los controles internos que la empresa ha establecido para compensar esos riesgos. Por lo general, se examinan tres factores de riesgo inherentes de gestión de inventario: susceptibilidad al robo, complejidad de los procedimientos de inventario de fin de año y declaraciones erróneas del período anterior. En un próximo artículo se hará una revisión de estos temas.

C.P. Iván Rodríguez -  

Auditor y Consultor, Diplomado en Alta Gerencia de Seguros y Derecho de Seguros. Especialista en Dirección Financiera y Desarrollo Organizacional, Diplomado en Gerencia de la Calidad, Contador Público de la Pontificia Universidad Javeriana, con 20 años de experiencia en diversas empresas. Amplia experiencia en la elaboración y ejecución de auditorías y revisorías fiscales. Dirección y ejecución de asesorías, consultorías y capacitaciones. Colaborador de Auditool

Bogotá D.C, Colombia