Auditoría Externa

No cabe duda que el tiempo vuela, se nos escapa de las manos como el agua; parece que fue ayer cuando el 28 de mayo de 2010, el Comité Ejecutivo Nacional aprobó la Norma de Revisión de Control de Calidad (NRCC), la cual fue publicada en agosto del mismo año e inició su vigencia en enero de 2011. La NRCC nació con el propósito de observar y vigilar el cabal cumplimiento de la normatividad establecida en materia de control de calidad, que en su cuarto elemento se refiere a la asignación de recursos humanos.

Las organizaciones funcionan gracias a una serie de elementos, que en economía se denominan factores de producción, los cuales se
conocen como tierra, trabajo y capital. Estos factores son importantes, pero el más delicado por su complejidad es el trabajo, íntimamente relacionado con las personas.

Los recursos humanos como aspecto fundamental del factor trabajo son más importantes que los otros dos, ya que pueden mejorar y perfeccionar el empleo y diseño de los recursos materiales y técnicos, lo cual no sucede a la inversa. Como puede apreciarse, el esfuerzo humano resulta vital para el funcionamiento de cualquier organización; si el elemento humano está dispuesto a proporcionar su esfuerzo, la organización marchará con éxito, de lo contrario se detendrá y fracasará. Por tal motivo, las organizaciones deben prestar primordial atención a su personal.

Por ello, para efectos de calidad, una adecuada gestión de los recursos humanos es clave para el éxito de las organizaciones aunque a veces este principio se deja de lado y se impone una política de bajos salarios (como criterio erróneo empresarial), y surge un círculo vicioso: falta de estímulo, desmotivación y rotación de personal, con la pérdida de valiosos activos de experiencia y conocimientos.

La Administración de los Recursos Humanos consiste en la planeación, organización, el desarrollo, la coordinación y el control de técnicas capaces de promover el desempeño eficiente del personal en la medida en que la organización representa el medio que permite a las personas que colaboran en ella alcanzar los objetivos individuales relacionados directa o indirectamente con el trabajo. (I. Chiavenato)

La administración de los recursos humanos busca construir y mantener un entorno de excelencia en la calidad para habilitar mejor a las fuerzas de trabajo en la consecución de los objetivos de calidad y de desempeño operativode la organización. Significa conquistar y mantener personas en la organización, que trabajen y den el máximo de sí mismas con una actitud positiva y favorable.

Representa no solo las grandes cosas que provocan euforia y entusiasmo, sino también las pequeñas que frustran e impacientan, o que alegran y satisfacen y que, sin embargo, llevan a las personas a querer permanecer en la organización. En la medida en que los trabajadores sientan como propios los objetivos de la organización, se contará con la energía creadora y entusiasmo para atender los mercados, superando a la competencia.

En el tema del control de calidad la normatividad del IMCP requiere que todos los Contadores Públicos y las firmas a las que pertenezcan, tengan políticas y procedimientos de control de calidad para todos los servicios profesionales que prestan y que estas políticas y procedimientos estén sujetos a un proceso de revisión continua.

En efecto, la normatividad en materia de control de calidad señala que la Firma debe establecer un sistema de control de calidad que incluya políticas y procedimientos relacionados con cada uno de los siguientes elementos:

• Responsabilidad de los líderes de las firmas sobre el control de calidad de la misma.
• Requisitos éticos relevantes.
• Aceptación y retención de las relaciones profesionales con clientes y trabajos específicos.
• Recursos Humanos.
• Desempeño del trabajo.
• Monitoreo.

Sirvan los anteriores conceptos y reflexiones como un preámbulo de la importancia de los recursos humanos, para iniciar el desarrollo de nuestro tema que representa el cuarto elemento del Sistema de Control de Calidad, el cual se refiere a la asignación de los recursos humanos en el ámbito de un programa de control de calidad en las firmas de Contadores Públicos.

Como se ha señalado en anteriores artículos sobre el tema, en el ámbito de los prestadores de servicios profesionales es reconocido que el prestigio y crecimiento que logra una Firma, está dado, entre otros aspectos, por la capacidad, habilidad, experiencia y conocimiento de su personal; en suma, por la calidad que debe reunir cada uno de sus miembros.

Por tal motivo, resulta de gran interés para las firmas, sin importar el tamaño, conjuntar esa suma de talentos que el personal debe poseer; es decir, su calidad profesional. La calidad no es un proceso espontáneo; esta se logra con base en obtenerla, procesarla y crearla.

El establecimiento de un programa de control de calidad en materia de recursos humanos contribuye, de manera significativa, a adquirir, mantener y crear un grupo profesional de calidad.

¿Qué etapas debe integrar un programa de control de calidad en materia de recursos humanos? Se pueden señalar las siguientes:

• Reclutamiento y selección.
• Capacitación y desarrollo profesional.
• Evaluación y compensación.
• Asignación de personal a trabajos con clientes.

A continuación, se desarrollará cada una de estas etapas de manera breve, haciendo énfasis en la asignación de recursos humanos.

Reclutamiento y selección.

Para el reclutamiento y la selección del personal es necesario determinar qué capacidades, habilidades, experiencia y conocimientos serán requeridos. Para esto es indispensable conocer el número necesario de profesionales, en función de los cargas de trabajo esperados, según los trabajos actuales y potenciales que se espera tener.

Por lo anterior, la Firma debe fijar un nivel “mínimo” de competencias del personal a contratar. Este nivel será el resultado de las políticas que la Firma haya fijado como expectativas.

Capacitación y desarrollo profesional

Una vez cumplida la fase de reclutamiento y posterior selección y contratación, el programa de control de calidad seguirá con el proceso de capacitación y desarrollo profesional. Este proceso deberá tener la característica de permanente y estará diferenciado, de acuerdo con las responsabilidades asignadas y con el grado de experiencia del personal.

Es conveniente mencionar una realidad que se presenta en la práctica: en la medida en que las firmas ofrezcan oportunidades de desarrollo profesional se incrementará el proceso de retención de profesionales competentes.Es decir, como se ha comentado en párrafos anteriores, el personal que forma parte de una firma debe reunir los estándares de capacidad, habilidad, experiencia y conocimientos, pero ¿qué pasa con el personal de nuevo ingreso?

Para el personal de nuevo ingreso deberá establecerse un filtro con los parámetros de calidad antes mencionados y les será aplicable el proceso de desarrollo profesional hecho para tal propósito.

Evaluación y compensación

La evaluación sobre el desempeño del personal en el trabajo, tiene una importancia primordial en las firmas. Un personal evaluado estará altamente motivado y orientado al éxito. Durante el proceso de evaluación se obtienen datos importantes de la persona sobre sus motivaciones, necesidades, inquietudes, actitudes, eficiencia, etcétera.

En adición, constituyen la base para promociones y modificaciones a las remuneraciones del personal, permite detectar posibles fallas en la organización y supervisión del trabajo y proporcionan información acerca de posibles necesidades de capacitación que deben ser cubiertas, entre otros aspectos.

Es importante mencionar que se tiene la percepción de que las firmas pequeñas ofrecen una oportunidad limitada de desarrollo porque sus recursos son limitados y, por ende, sus remuneraciones son menores. En este caso, las firmas pequeñas deben evaluar el costo de perder personal profesional valioso y establecer rangos adecuados de remuneración y prestaciones.

Asignación de personal a trabajos con clientes

La asignación de socios, gerentes y demás personal profesional debe ser apropiada al tamaño y complejidad del trabajo a desarrollar y, de alguna manera, las distintas competencias y experiencias del personal profesional asignado, deben empatarse.

La conformación de los equipos asignados al trabajo debe guardar un equilibrio de personal, entre los que tengan mayor y menor experiencia. Este proceso es valioso, sobre todo, pensando en una Firma pequeña en la que se ofrece al personal de menor experiencia un mejor desarrollo y más cercano con el personal de mayor experiencia, siendo su aportación tan cercana lo que permite un crecimiento acelerado.

La Norma de Control de Calidad (NCC) señala, en relación con la asignación de los recursos humanos, lo siguiente:

• La Firma dará la responsabilidad de la asignación del personal a un socio y establecerá políticas y procedimientos que exijan:
  » Se comunique a los miembros clave de la administración del cliente, la identidad y el rol del socio a cargo.
  » El socio responsable debe contar con las capacidades, competencia, autoridad y tiempo para desempeñar su papel.
  » Se definan y comuniquen con toda claridad a dicho socio, sus responsabilidades.
  
  
• La firma también debe establecer políticas y procedimientos para asignar al personal profesional adecuado que tenga las capacidades, competencia y tiempo necesarios para:
  » Llevar a cabo los compromisos conforme a las normas profesionales y los requisitos reglamentarios y legales.
  » Permitir que la firma o los socios emitan informes apropiados a las circunstancias. 

En resumen, las políticas y procedimientos pudieran incluir sistemas para monitorear la carga de trabajo y la disponibilidad de los socios, de tal forma que estos cuenten, como ya se dijo, con tiempo suficiente para desempeñar
su responsabilidad.

Asimismo, cuando se lleva a cabo la asignación de los equipos de trabajo y la determinación del nivel de supervisión requerido, la Firma debe considerar, por ejemplo, si los equipos:

• Entienden y cuentan con experiencia práctica en trabajos de naturaleza y complejidad similares, mediante el apropiado entrenamiento y participación.
• Conocen y entienden las normas profesionales y los requisitos regulatorios y legales.
• Cuentan con el conocimiento técnico apropiado, incluyendo el relativo a la tecnología de la información relevante.
• Conocen la industria en la que opera el cliente.
• Cuentan con habilidad para aplicar el juicio profesional.
• Conocen y entienden las políticas y los procedimientos de control de calidad de la firma

C.P.C. Francisco Álvarez Romero
Socio de HLB Lebrija Álvarez y Compañía, S.C.
Vicepresidente de Calidad de la Práctica Profesional, IMCP

Fuente: Revista Contaduría Pública www.contaduriapublica.org.mx del Instituto Mexicano de Contadores Públicos www.imcp.org.mx