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Dos clases de fraudes pasan en el punto de venta: reembolsos falsos y recibos anulados falsos. Aunque estas dos instancias de fraude suceden diariamente en muchos almacenes es de notar que la gran mayoría optan por no reportar estos ilícitos.

La razón? Algunas veces los costos exceden los beneficios y otras los dueños o la administración simplemente no tienen el tiempo y la voluntad de adelantar un proceso investigativo. A largo plazo el impacto económico de estas modalidades puede ser devastador en las finanzas de una compañía.

Reembolso

Un reembolso es procesado en el punto de venta cuando uno de los clientes devuelve mercancía que ha comprado en ese almacén. El resultado de esta operación se refleja en el recibo de la registradora que muestra la suma de dinero devuelta al cliente y que mercancía ha entrado al inventario del almacén.

Los Reembolsos Ficticios

En el reembolso ficticio el cliente recibe el dinero pero la mercancía no ha sido devuelta al almacén. Como resultado de esta transacción dos cosas ocurren: la primera, un individuo recibe dinero de la registradora por un reembolso ficticio. No hay inconveniente en la reconciliación de las cintas de la registradora porque todo está en balance, lo cual le da un aire de legitimidad a la transacción. La segunda cosa que sucede en un reembolso ficticio es que el inventario es debitado con el valor de la mercancía supuestamente devuelta. Debido a que en realidad no entró mercancía al almacén, el inventario es sobre valuado por el valor de dicha mercancía.

Esta artimaña hubiera podido ser fácilmente descubierta si el almacén tuviera entre sus controles la práctica de conteo regular de la mercancía incluso a través de muestreos aleatorios. Si ello hubiera sucedido probablemente los encargados de controlar las existencias hubieran detectado el faltante o al menos tendrían una señal de alarma. Existen casos en donde los reembolsos ficticios son práctica regular de algunos empleados de confianza quienes generalmente tienen que ver en la decisión de implementar el conteo periódico pero no lo llevan a cabo porque ellos mismos están perpetrando esta clase de ilícitos.

Recibos anulados falsos

Existen otras situaciones donde empleados inescrupulosos toman dinero de la registradora. Por ejemplo, a través de recibos anulados que son falsos. El proceso regular cuando se anula un recibo es que el original firmado por el cliente se adjunta al talonario y para mayor legitimidad, el supervisor inicializa el recibo anulado en señal de aprobación. Para poder procesar esta clase de transacciones, el perpetrador necesita la copia del recibo de venta. Usualmente, el empleado del almacén retiene la copia del recibo al momento de la venta. De ahí la importancia de disciplinar a los clientes para que siempre reclamen los recibos. Muchos almacenes que tienen buenos controles para prevenir esta clase de ilícitos imprimen un número en los recibos que le da derecho a los compradores a participar en rifas y concursos. El único propósito de esta técnica es evitar al máximo que el cajero se quede con recibos que pueda utilizar para anular y retirar dinero de la registradora.

Una medida de control fácil de implementar es hacer llamadas aleatorias a clientes que han devuelto mercancía para preguntarles si ello efectivamente ocurrió. Colocar letreros en el área de las registradoras animando a los clientes a que siempre reclamen el recibo también da buenos resultados. Finalmente, examinar el número de recibos anulados de cada cajero. Si uno de ellos excede por un margen considerable a los demás, ello podría ser un indicio de que algo anormal está ocurriendo.

Finalmente, la táctica que nunca falla es tener apropiada segregación de funciones. Quien reconcilia debe ser diferente del encargado de manejar el efectivo. Toda transacción que se va a anular tiene que ser previamente autorizada por un funcionario con atribuciones para ello.

No permita que descuido menoscaben las finanzas de su negocio. Oportunidad es la peor de los elementos de fraude y garantiza que alguien puede tomarla y sacar provecho en detrimento de la organización.

Consuelo Herrera, CAMS, CFE, CP

Especialista Certificado en Anti Lavado de Activos, Examinador Certificado de Fraude y Contador Público. Graduada en el 2006 de University of South Florida en los Estados Unidos y de las Universidades Central y Católica de Colombia en Bogotá.

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