Control Interno

Ir más allá de las disposiciones de los contratos de rutina

Si las empresas tienen que mantener un compromiso con la mitigación del riesgo, también deben vigilar (y ampliar su supervisión) a los distribuidores, así como a los sub distribuidores y a la vez a los distribuidores de los mismos.

Esto significará aprovechar las relaciones con los distribuidores y utilizar una variedad de herramientas y estrategias para llevar a cabo auditorías financieras y de cumplimiento. Limitar la supervisión a auditorías estrictamente formales es una restricción innecesaria en la capacidad de la empresa para mitigar los riesgos.

Bien sea que la empresa se encuentre en la industria de alta tecnología y administre sus socios de canal (es decir, una red de distribución de terceros), en la industria farmacéutica y de dispositivos médicos que administra una compleja red de distribuidores y sub distribuidores, o cualquier otra industria que dependa de distribuidores de terceros; los directores de cumplimiento se enfrentan a una serie de desafíos para gestionar y mitigar los riesgos.

Para decir lo obvio, una compañía que confía en los distribuidores tiene, por definición, menos control sobre la conducta de sus distribuidores (y sub distribuidores), que sobre sus propios empleados de ventas. Una empresa tiene que gestionar su relación con los distribuidores principalmente a través de sus contratos, acuerdos y comunicaciones informales. Tales relaciones pueden ir desde informales, sin contrato, a un complejo conjunto de contratos y entendimientos formales.

Hay dos tipos comunes de distribuidores. Desde el punto de vista del negocio puro, la mayoría de los distribuidores mantienen una relación de compra y venta en la que compran productos de la empresa y revenden los artículos a un precio establecido por el distribuidor. Los distribuidores de "compra y venta" a veces se caracterizan como "clientes" de la compañía, pero de hecho, realmente están actuando como intermediarios en la venta de productos de la empresa a los sub distribuidores y clientes/usuarios finales. Un modelo menos común es en el que las empresas suministran a un distribuidor en "consignación", lo que significa que el distribuidor no paga a una empresa por su producto hasta que lo vende.

Al evaluar los riesgos de soborno, es importante centrarse en las posibles fuentes de fondos que los distribuidores usan para pagar sobornos. El primero y más significativo es el margen que ganan los distribuidores. El distribuidor establece el precio, sujeto a fuerzas competitivas, y busca maximizar sus ganancias. En segundo lugar, algunas empresas ofrecen a sus distribuidores beneficios financieros y de mercadeo, incluidos programas de reembolso y fondos de mercadeo o promoción. El nivel de riesgo requiere que las empresas controlen estos programas, auditen el uso de los fondos y se aseguren de que los distribuidores no desvíen dinero para financiar esquemas de soborno.

En la industria de alta tecnología en particular, las compañías brindan un importante soporte de mercadeo para promover el desarrollo comercial. Los distribuidores utilizan estos fondos para una variedad de programas promocionales, algunos de los cuales operan cerca de la línea entre el mercadeo legítimo y las actividades corruptas. Como consecuencia, las empresas de alta tecnología tienen que auditar y monitorear a sus distribuidores, y solicitar documentación y comprobantes de actividades legítimas de mercadeo.

Para abordar los riesgos del distribuidor, las empresas confían en una combinación de estrategias de mitigación, que incluyen representaciones y garantías escritas e integrales, capacitación, certificaciones anuales, monitoreo de actividades y programas de auditoría. Las empresas deben ir más allá de las disposiciones contractuales "estándar" que se han convertido en "rutina" en los últimos años. Por supuesto, una empresa debe garantizar las declaraciones y garantías de cumplimiento adecuadas, así como las disposiciones de auditoría y terminación. A medida que evolucionan las evaluaciones de riesgos y las estrategias de terceros, las empresas deberían considerar adaptar las disposiciones adicionales al riesgo "específico" para un distribuidor.

Deben elaborarse disposiciones adicionales para las relaciones de los distribuidores con los sub distribuidores y sus sub distribuidores. Asumiendo que la compañía solo tiene una relación contractual con el distribuidor, la compañía tiene que aprovechar su relación con el distribuidor para imponerle requisitos para ejercer la responsabilidad de supervisión de los sub distribuidores y sus sub distribuidores, en su cadena de distribución. En este ámbito, las empresas deberían considerar la posibilidad de exigir a los distribuidores que soliciten la aprobación de la empresa de un sub distribuidor, antes de contratarlo para que venda los productos de la empresa.

Muchas compañías han asegurado provisiones de auditoría apropiadas de sus distribuidores. Las empresas deben ejercer estas cláusulas de auditoría para mantener su credibilidad y compromiso con la mitigación de riesgos, y deben incluir a los distribuidores en el desarrollo de su plan anual de auditoría. La clave aquí es llevar a cabo auditorías de cumplimiento y financieras utilizando una variedad de herramientas y estrategias. Una compañía que limita sus auditorías solo a auditorías financieras formales restringe innecesariamente sus capacidades de auditoría para mitigar los riesgos.

Se están desarrollando estrategias de monitoreo nuevas y de vanguardia para garantizar que las empresas se centren en los distribuidores de alto riesgo y los identifiquen para consultas y auditorías de seguimiento. Con el advenimiento de las tecnologías de administración de terceros, las empresas pueden liberar recursos para desarrollar herramientas de monitoreo con el fin de capturar y mitigar a los distribuidores de alto riesgo.

 

Por: Michael Volkov

(Traducción no oficial, para fines académicos –Tatyana Martínez, Colaboradora de Auditool)

Fuente: http://www.corporatecomplianceinsights.com