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Un poco de contexto…

Veíamos en el anterior artículo sobre la NIA 500, que nos mostraba que la fiabilidad de la evidencia de auditoría se ve afectada por su origen y naturaleza, y que depende de las circunstancias concretas en las que se obtiene.

En resumen la evidencia de auditoría:

  • Es más fiable cuando se obtiene de fuentes independientes externas a la entidad.
  • La obtenida directamente por el auditor, es más fiable que la evidencia de auditoría obtenida indirectamente o por inferencia. 
  • Es más fiable cuando existe en forma de documento, ya sea en formato papel, soporte electrónico u otro medio.

En consecuencia, dependiendo de las circunstancias de la auditoría, la evidencia de auditoría en forma de confirmaciones externas recibidas directamente por el auditor y procedentes de las partes confirmantes puede ser más fiable que la evidencia generada internamente por la entidad.

Entrando en materia, la NIA 505 tiene como finalidad facilitar al auditor el diseño y la aplicación de procedimientos de confirmación externa para obtener evidencia de auditoría fiable y relevante.

Veamos algunas definiciones de términos claves contenidos en la norma internacional 505, de confirmaciones externas.

  • Confirmación externa: Es la evidencia de auditoría obtenida mediante una respuesta directa escrita de un tercero (la parte confirmante) dirigida al auditor, en formato papel, en soporte electrónico u otro medio.
  • Solicitud de confirmación positiva: Carta/documento de solicitud a la parte confirmante, para que responda directamente al auditor, indicando si está o no de acuerdo con la información incluida en la solicitud, o facilite la información solicitada. 
  • Solicitud de confirmación negativa: Carta/documento de solicitud a la parte confirmante para que responda directamente al auditor, únicamente en caso de no estar de acuerdo con la información incluida en la solicitud.
  • Sin contestación: Falta de respuesta, o respuesta parcial, de la parte confirmante, a una solicitud de confirmación positiva, o una solicitud de confirmación devuelta sin entregar.
  • Contestación en disconformidad: Respuesta que pone de manifiesto una discrepancia entre la información sobre la que se solicitó confirmación a la parte confirmante, o aquella contenida en los registros de la entidad, y la información facilitada por la parte confirmante.

Pasos que debe seguir el auditor, para realizar los procedimientos de confirmación externa.

Los pasos que debe seguir el auditor de estados financieros, para llevar a cabo procedimientos de confirmación externa, son los siguientes:

  1. La determinación de la información que ha de confirmarse o solicitarse;
  2. La selección de la parte confirmante adecuada;
  3. El diseño de las solicitudes de confirmación, incluida la comprobación de que las solicitudes estén adecuadamente dirigidas y contengan información que permita enviar las respuestas directamente al auditor; y
  4. El envío de las solicitudes a la parte confirmante, incluidas las solicitudes de seguimiento, cuando proceda.
  5. Preparar un cuadro control de confirmaciones externas:
  • Cantidad de solicitudes enviadas.
  • Cantidad de las respuestas recibidas
  • Control de primer envío, segundo envío y tercer envío de confirmaciones.

Fiabilidad de las respuestas a las solicitudes de confirmación

  • Si el auditor identifica factores que originen dudas sobre la fiabilidad de la respuesta a una solicitud de confirmación, obtendrá evidencia de auditoría adicional para resolver dichas dudas. Por su puesto que el olfato y experticia del auditor encargado de este procedimiento le permitirá identificar sobre cualquier riesgo en cuanto a la fiabilidad de la información, empezando por que las respuestas deben venir dirigidas directamente al auditor, de ninguna manera pueden llegar por intermediarios o terceras personas, además cuando se utilicen correos electrónicos, estos deben corresponder a cuentas corporativas del tercero que está confirmando la información, no deberían enviarse confirmaciones a cuentas de correo electrónico genéricas de internet (yahoo, gmail, etc).
  • Si el auditor determina que una respuesta a una solicitud de confirmación no es fiable, evaluará las implicaciones de esta circunstancia sobre la valoración de los correspondientes riesgos de incorrección material, incluido el riesgo de fraude, y sobre la naturaleza, el momento de realización y la extensión de otros procedimientos de auditoría relacionados.

Confirmaciones sin contestación.

Es en estos casos, y después que el auditor se ha asegurado en que toda la información del contacto está correctamente incluida (nombre, cargo, dirección, teléfono), es decir, se ha descartado errores internos en la identificación del contacto, caso por el cual existiría el riesgo que la comunicación no haya sido recibida por el confirmante, y por ello no se haya tenido respuesta todavía.

Típicamente se envían al menos dos veces la carta de solicitud de confirmación, y se realiza gestión para estar seguros que el tercero ha recibido la carta de solicitud de confirmación. Agotado el procedimiento anterior, en cada caso de falta de contestación, el auditor realizará procedimientos de auditoría alternativos, con el fin de obtener evidencia de auditoría relevante y fiable.

Casos en los que es necesaria una respuesta a una solicitud de confirmación positiva para obtener evidencia de auditoría suficiente y adecuada.

Si el auditor ha determinado que es necesaria una respuesta a una solicitud de confirmación positiva, para obtener evidencia de auditoría suficiente y adecuada, los procedimientos de auditoría alternativos no proporcionarán la evidencia de auditoría que el auditor necesita.

Si el auditor no obtiene dicha confirmación, determinará las implicaciones de esta circunstancia sobre la auditoría y sobre la opinión del auditor.

El ejemplo más común son las confirmaciones de los saldos de Bancos, es indispensable tener una respuesta a la solicitud de confirmación de estos saldos, igual el de las obligaciones financieras, no es aceptable no tener respuesta a las confirmaciones con entidades financieras.

Contestación en disconformidad

El auditor investigará las contestaciones en disconformidad para determinar si son indicativas o no de incorrecciones. En otras palabras, el auditor debe evaluar si en verdad se trata de un error o necesidad de un ajuste en los estados financieros, usualmente se reconcilian los saldos o valores confirmados y las diferencias tienen una explicación lógica y razonable, por ejemplo diferencias originadas en las tasas de impuestos (retención en la fuente e impuestos municipales), o alguna nota de devoluciones o descuentos sobre el precio facturado.

Confirmaciones negativas.

Las confirmaciones negativas proporcionan evidencia de auditoría menos convincente que las confirmaciones positivas. Por consiguiente, el auditor no utilizará solicitudes de confirmación negativa como único procedimiento de auditoría sustantivo para responder a un riesgo valorado de incorrección material en las afirmaciones, a menos que concurran todas las siguientes condiciones:

  • El auditor ha valorado el riesgo de incorrección material como bajo y ha obtenido evidencia de auditoría suficiente y adecuada con respecto a la eficacia operativa de los controles relevantes para la afirmación;
  • La población de los elementos sometidos a procedimientos de confirmación negativa comprende un gran número de saldos contables, transacciones o condiciones pequeños y homogéneos;
  • Se prevé un porcentaje muy pequeño de contestaciones en disconformidad; y
  • El auditor no conoce circunstancias o condiciones que puedan ser causa de que los destinatarios de las solicitudes de confirmación negativa desatiendan dichas solicitudes.

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Ejemplo 1, Carta/documento de solicitud de confirmación positiva. 

(Papel Membrete del cliente)

Bogotá, 2 de febrero de 2018

Señores
MUEBLES SEÑORIALES S.A.S.
Carrera 68 No. 35-42
Bogotá-Colombia

Estimados señores: 

En esta época, nuestra empresa se encuentra llevando a cabo la Auditoría anual de sus estados financieros a diciembre 31 de 2018, la cual es realizada por la firma JMFARFAN ASSURANCE S.A.S.

Por esta razón, nos permitimos solicitarles comedidamente, se sirvan enviar con la mayor brevedad posible, directamente a nuestros auditores externos, el volante adjunto en el cual se requieren una serie de datos relativos al saldo de su apreciable cuenta, cortado a diciembre 31 de 2018, utilizando el sobre que también se anexa.

Dirigir comunicación de respuesta a:

Sr. Mauricio Farfán, Auditor líder:
Sr. Carlos Roldan, Auditor Junior:
Dirección física: Calle 106 No. 54-10 oficina 302

Su pronta respuesta nos permitirá mantener unas relaciones comerciales beneficiosas para ambas partes. La presente no es una cuenta de cobro (Cuando se circularizan Cuentas por Cobrar)


Atentamente,

OFIMUEBLES LTDA

RAÚL CERON
Gerente.

 

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Ejemplo 2, Carta/documento de solicitud de confirmación negativa.

(Papel Membrete del cliente)

Bogotá, 2 de febrero de 2018

Señores
MUEBLES SEÑORIALES S.A.S.
Carrera 68 No. 35-42
Bogotá-Colombia

Estimados señores:

En esta época, nuestra empresa se encuentra llevando a cabo la Auditoría anual de sus estados financieros a diciembre 31 de 2018, la cual es realizada por la firma JMFARFAN ASSURANCE S.A.S.

De acuerdo a los registros de la empresa, el saldo a diciembre 31 de 2018 a nuestro favor ascendía a la suma QUINIENTOS CUARENTA MILLONES PESOS ($540.000.000).

En el supuesto que el saldo transcrito anteriormente no coincida con los registros de su empresa, nos permitimos solicitarles comedidamente, se sirvan enviar con la mayor brevedad posible, directamente a nuestros auditores externos, el volante adjunto, utilizando el sobre que también se anexa. De no obtener ninguna respuesta en un plazo de quince días después de recibida la presente comunicación, consideraremos que el saldo anteriormente citado es correcto.

Dirigir comunicación de respuesta a:

Sr. Mauricio Farfán, Auditor líder:
Sr. Carlos Roldan, Auditor Junior:
Dirección física: Calle 106 No. 54-10 oficina 302

Su pronta respuesta nos permitirá mantener unas relaciones comerciales beneficiosas para ambas partes. La presente no es una cuenta de cobro (Cuando se circularizan Cuentas por Cobrar)

Atentamente,

OFIMUEBLES LTDA

RAÚL CERON
Gerente.

 

 

mao

José Mauricio Farfán Cárdenas - contacto@jmfarfan.com - 57 3188491237

Fundador y Director General de la firma JMFarFán Assurance S.A.S. Contador público con especializaciones en revisoría fiscal y en gestión de finanzas. Certificado en IFRS por el instituto ICAEW, Country Manager en una firma de BPO, 20 años de experiencia en firmas internacionales de auditoría y consultoría, realiza catedra universitaria en postgrados.

Bogotá, Colombia


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