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Aceptación y retención de las relaciones profesionales con clientes y trabajos específicos (Tercer Elemento de un Sistema de Control de Calidad)

En toda estrategia empresarial, el cliente siempre está presente, es quien demanda los productos y servicios que las empresas ofrecen y gracias a ellos logran consolidarse en el mercado. Es evidente que el entorno está cambiando con rapidez, las normas de información financiera son más complejas, la supervisión de los reguladores es mayor y los clientes exigen más valor en el proceso de auditoría, por ende, el objetivo es elevar el nivel de calidad en cada uno de nuestros clientes. 

Para lograr un nivel de calidad constante se requiere una aplicación de conductas adecuadas, así como un compromiso inquebrantable de ver a cada auditoría por medio de un filtro de calidad.

¿Qué significa esto? Es hacer lo correcto todo el tiempo, no sólo algunas veces, de ahí que resulte fundamental que las firmas de Contadores establezcan un sistema de control de calidad diseñado para proporcionar una seguridad razonable de que la firma y su personal cumplan con las normas y regulaciones profesionales y requerimientos legales, y que los informes de auditoría emitidos por esta o por los socios responsables del trabajo, son apropiados en las circunstancias.

Este artículo tiene como finalidad destacar la importancia de evaluar la aceptación o retención de las relaciones profesionales con los clientes, antes de comprometernos a realizar algún trabajo e identificar si existen situaciones que impliquen declinar el trabajo de auditoría y evitar posibles riesgos reputacionales para las firmas de Contadores Públicos o personas que se dediquen a la práctica independiente, así como el impacto que pudiera tener en el cliente por no haber realizado esta evaluación en forma oportuna.

El ramo de la prestación de servicios es muy variado, de ahí que al final de los servicios muchos realicen una evaluación para conocer la percepción del usuario, con objeto de mantener y, en su caso, mejorar los mismos para tener una constante calidad o modificación económica por los servicios prestados.

Sin lugar a dudas, las firmas de Contadores Públicos que desempeñan auditorías y revisiones de información financiera, trabajos para atestiguar y otros servicios relacionados no son la excepción; sin embargo, tienen la obligatoriedad de realizar una evaluación inicial de aceptación o renovación del servicio que pretenden realizar para los clientes o prospectos con el fin de tener una seguridad razonable de que solo asumirán o continuarán las relaciones profesionales y aceptarán nuevos trabajos o clientes cuando:

  • Se ha considerado: i) la integridad del cliente, ii) la reputación de la entidad y de los principales accionistas del cliente, funcionarios claves y los responsables del gobierno corporativo.
  • Se tienen los recursos humanos, las personas competentes y el tiempo para desarrollar el trabajo requerido por el cliente.
  • Se cumplen los requisitos éticos de independencia de la firma, de quien desarrolla el trabajo y de su personal.

Esta evaluación se viene realizando con anterioridad; sin embargo, esta actividad tiene un realce significativo hoy en día, ya que conforma uno de los seis elementos del sistema de calidad incluidos en la Norma de Control de Calidad (NCC).

Sin importar el tamaño de cada firma se podrán determinar las políticas y procedimientos para definir la forma en que se documente la evaluación antes mencionada. Esta evaluación, a su vez, permite identificar posibles riesgos, los cuales deben ser mitigados con procedimientos de auditoría, determinando su naturaleza, alcance, oportunidad y extensión.

Existen muchas formas y métodos de valuación para dar una ponderación a las preguntas incluidas en la evaluación de clientes por trabajos existentes o nuevos que permita identificar si el trabajo es de un riesgo bajo, moderado o alto que permite resumir las conclusiones para su aceptación o, en su caso, rechazar dicha encomienda. Esta evaluación podría ser documentada en medios electrónicos o en forma manual de formato tradicional.

No existen recetas de cocina para todos los casos; sin embargo, una forma para establecer un formato podría ser considerando los elementos siguientes:

  • La información relevante sobre el cliente como razón social, dirección, tipo de industria, tipo de encomienda y el periodo a llevar a cabo el trabajo.
  • Las personas que deben revisar y aprobar dicha evaluación.
  • Las preguntas relativas a: i) aspectos generales de las compañías como: nombre de funcionario clave, órgano de gobierno, accionistas, uso de instituciones financieras, asesores legales y cualquier otra información que se considere importante, entro otros; ii) aspectos financieros de la entidad, sistema de cómputo y limitaciones para el desarrollo del trabajo, y iii) detonaciones de posibles riesgos como: tipo de opinión emitida el año anterior; forma de controlar transacciones complejas como derivados, activos de larga duración, evaluación de riesgo; carácter gerencial para manejar el negocio; manera de determinar y mantener los honorarios por los servicios profesionales, indicadores de lavado de dinero, partes relacionadas, etcétera.
  • La puntuación obtenida del resumen anterior.
  • Las conclusiones y aprobaciones o, en su caso, el rechazo del cliente o posible cliente.

En una época de crisis económica como la que estamos enfrentando, lo ideal sería no perder clientes; sin embargo, aceptar un nuevo trabajo o un nuevo cliente sin realizar la evaluación anterior, trae consigo el enorme riesgo de deteriorar la reputación profesional de una firma y de sus integrantes, que durante años de trabajo se ha construido. De aquí que nuestro Instituto, en bienestar de la profesión y de los clientes, estableció el Boletín de Control de Calidad para los trabajos de auditoría, así como la Norma de Control de Calidad, con objeto de asegurar en forma razonable, mas no absoluta, la calidad que debe prevalecer en todos los trabajos de auditoría.

 

C.P.C. Manuel Sañudo Bolaños
Socio de PwC
Miembro de la Comisión Técnica de Calidad del IMCP

Fuente: Revista Contaduría Pública www.contaduriapublica.org.mx del Instituto Mexicano de Contadores Públicos www.imcp.org.mx


Directorio Firmas de Auditoría

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