23:51:04

Inicio Sesión Socio

Aspectos relevantes a ser considerados al evaluar el control interno de una empresa siderúrgica

  

En este artículo una breve descripción de los puntos a tener en consideración al momento de auditar una empresa siderúrgica

Consideraciones Generales
El aspecto más relevante en la realización de una auditoría ya sea Interna como Externa para este tipo de industrias, es lo relevante del componente Compras. Para este tipo de empresas productivas, las compras son un rubro relevante dentro del balance de la compañía.

Supongamos una empresa Siderúrgica la cual tiene un alto componente de insumos como ser desde el carbón para los hornos fundidores, hasta el propio mineral de hierro. Por consiguiente, el Ciclo de Compras, Cuentas a Pagar y Pagos se transforma en un ciclo relevante dentro de la totalidad de los procesos de la compañía. Como las Compras son analizadas, el proceso de negociación, el proceso de autorización, y los pagos posteriores serán elementos relevantes a tener en consideración al momento de analizar el control interno de este tipo de compañías.

El Ciclo de Compras

Este tipo de industrias en particular depende de insumos específicos los cuales podemos estar categorizando como estratégicos; sin los cuales el proceso productivo no podría ser realizado. Dentro de estos elementos esenciales se encuentra por ejemplo el carbón y el mineral de hierro utilizado.

El proceso de negociación de este tipo de contratos suele ser prolongado, los importes negociados generalmente suelen ser relevantes y la documentación que respalde estas negociaciones es uno de los elementos que deberían ser analizados de forma minuciosa.
En lo que respecta a la recepción de las materias primas, tendremos algunas particularidades, por ejemplo si queremos probar controles que aseguren que “solo se recibe lo que se solicitó”, en muchos casos este control no es tan aplicable y no podemos exigir que los márgenes de tolerancia en el sistema sean 0%. Esto es así pues estas materias primas muchas veces se ven influenciadas por el medio ambiente, por ejemplo el carbón sufre fluctuaciones en función del clima, en días de lluvia ó muy húmedos, el carbón pesa más que en días secos, por consiguiente, definir unos márgenes de tolerancia estrictos en el sistema no se condice con la naturaleza del insumo que estamos adquiriendo. Por esta razón, es muy importante entender el negocio y el ciclo que estamos analizando antes de poder definir los controles claves que estaremos evaluando.

Otro elemento importante para analizar, es la correcta autorización de las Ordenes de Compra, ya sea dentro de un esquema manual de firmas, como de Workflow dentro del sistema, es importante evaluar que las mismas hayan sido correctamente autorizadas, teniendo en consideración el importe de las mismas y el esquema de autorización oportunamente definidos y formalizado. Sólo a través de un documento formalizado de esquema de autorización (y por formalizado decimos autorizado por las áreas y responsables apropiados) podremos evaluar la correcta validez de las Ordenes de Compra.

Si el control de validez de Órdenes de Compra es realizado de forma automática (configurado en el sistema), corresponde evaluar si la parametrización del sistema se corresponde con lo oportunamente autorizado. Esta validación la podremos estar haciendo ya sea viendo la configuración del sistema o bien a través de técnicas de observación.

Si analizamos el ciclo de Compras en forma íntegra, uno de los aspectos relevantes a analizar será la existencia de un control que asegure que lo recibido se corresponda con lo solicitado, y que lo pagado se corresponda con lo efectivamente recibió. Este control generalmente es denominado como “Three way Matching” y es uno de los controles más relevantes dentro del proceso de compras. Si trasladamos este control a la industria específica que estamos analizando, veremos que la recepción de las Materias Primas se hará por una tolerancia que como ya hemos visto no será del 0%, y que podrá tener márgenes más amplios, en función al análisis que haya hecho anteriormente la compañía para cada uno de las Materias Primas más relevantes del proceso productivo. Márgenes mayores no deberían ser permitidos por el sistema (transformándose en un control automático relevante a ser analizado).

Si analizamos el Ciclo de Cuentas a Pagar, es decir la recepción de las Facturas; en este caso también tendremos un control relevante que será el evaluar que lo facturado (en cantidad y precio) se corresponda con lo recibido. Aquí también deberemos evaluar los márgenes de tolerancia que la compañía haya definido (ya sea en precio o en cantidad) realizando también en función al negocio un análisis de la razonabilidad de los márgenes definidos.

Dado que por el tipo de negocio, la mayoría de las Materias Primas son compradas en el exterior, también tendremos en cuenta un componente de variación de tipo de cambio que deberemos tener en consideración. Ya sea viendo en el sistema los controles que tenga asociado con la registración y autorización de la diferencia de cambio, así como la exactitud de la carga del tipo de cambio en el sistema. Tengamos en consideración que en muchas empresas existe una interface entre un proveedor financiero de información (p.e.: Bloomberg) y el ERP. En este caso la prueba estará direccionada a un control de la interface, viendo la integridad y exactitud de los datos transferidos.

Adicionalmente, el proceso de autorización de Facturas, ya sea que se encuentre soportado por el sistema o bien sea manual, es otro tema relevante y control clave a ser analizado. En el caso que la autorización se encuentre dentro del mismo sistema, también deberemos evaluar o bien correcta parametrización del sistema o bien validar el funcionamiento del control a través de una técnica de observación. Como elemento fundamental del control deberíamos verificar que el sistema no permita pagar facturas aún no vencidas y/ó que no permita modificar las fechas de pago definidas. (o bien que exista un esquema de autorización previo).

Por último, un factor común para todo tipo de industria será el evaluar la correcta segregación de funciones dentro de cada uno de los procesos analizados. Para el caso particular de compras, haremos hincapié en las transacciones que permiten autorizar las Órdenes de Compra, Recibir las mercaderías y autorizar las facturas para el pago.

 

Javier Fernando Klus

Buenos Aires – Argentina

Licenciado en Administración de Empresas – MBA - CIA 

Red Asociada: http://www.portalcontar.com.ar/

 

 Compartir

Escribir un comentario


Código de seguridad
Refescar

Títulos Blog