Los manuales que hasta hace algún tiempo se concebían como un florero, pues servían únicamente para adornar los anaqueles o bibliotecas del gerente en la institución, hoy, dentro de la nueva concepción del control interno son considerados como una herramienta socializadora, capacitadora e instructora del quehacer de los diferentes procesos misionales y de apoyo de las organizaciones.

Los manuales son documentos integrales que contienen en forma ordenada y sistemática las instrucciones e información sobre los procedimientos de cada una de las actividades que se realizan, para ejecutar mas adecuadamente el trabajo señalado y estableciendo los canales de comunicación entre las distintas dependencias en forma coherente. 

Los manuales además de generar  cierto grado de eficiencia en  el manejo de los procesos, permite documentar y  formalizar las actuaciones que por norma les corresponde adelantar  a las entidad públicas, a las áreas y el talento humano, como parte integral de la organización, concibiéndose como un documento de memoria institucional por excelencia, y como instrumento de consulta, apoyo y control para validar los trámites que le corresponde adelantar de acuerdo con su misión y objetivos.  

Es precisamente el decreto 1537 del 2001, Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993 en cuanto a elementos técnicos y administrativo que fortalezcan el sistema de control interno de las entidades y organismos, quien en su articulo 2.  Dispone:  “Como instrumento que garantice el cumplimiento del control Interno en las organizaciones públicas, estas elaborarán adoptarán y aplicarán manuales a través de los cuales se documentarán y formalizarán los procedimientos a partir de la identificación los procesos institucionales”.

 Objetivo de los manuales: 

ü  Recopilar en forma integral las operaciones o actividades que realizan las diferentes dependencias.   

ü  Señalar la responsabilidad y percibir la autoridad de cada funcionario que participa en la ejecución. control y evaluación de las actividades operacionales.  

ü  Establecer métodos y técnicas de trabajo para realizar las diferentes operaciones o actividades en forma adecuada y uniforme.   

ü  Salvaguardar los bienes contra el desperdicio, la pérdida. El uso no autorizado el propio fraude.

ü  Garantizar el registro adecuado de las operaciones para establecer controles e informes de tipo financiero, estadístico, económico y administrativo, útiles en la toma de decisiones. 

ü  Señalar medidas de protección o de seguridad y utilización de los recursos en cada una de las actividades, previniendo cualquier riesgo que los pueda afectar. 

ü  Simplificar y actualizar las normas y procedimientos. 

ü  Fomentar la capacitación y la socialización.   

Como contenido metodológico del manual de cualquier proceso sugiero los siguientes acápites:

Es importante tener en cuenta que el manual una vez diseñado, debe formalizarse a través de un acto administrativo al mas alto nivel de la organización. Cualquier modificación y/o  actualización deberá ser aprobado por el mismo conducto.   

Una vez concebido y formalizado, el mismo se socializara entre las diferentes instancias responsables del proceso y puesto a disposición de los entes, organismos y áreas que demanden su consulta y operación.     

Hasta pronto,