Auditoría Externa

Por: CP Iván Rodríguez. Colaborador de Auditool.

Uno de los desafíos que suelen enfrentar los líderes de auditoría es el permanente cambio. Mantenerse al día en un entorno de constante cambio puede ser agotador, en particular en el ámbito tecnológico. Por ello, las firmas de auditoría y las compañías con áreas de auditoría deben tener en cuenta algunas consideraciones para abordar este tema de manera estratégica mientras se enfrentan a diferentes dificultades que pueden obstaculizar la transformación de la tecnología de auditoría, entre los que se cuentan temas como la capacitación, cambios en la infraestructura, recursos financieros, incertidumbre sobre el beneficio de los cambios, etc.

Según lo mencionado en el artículo “Managing change in audit technology transformation^[1]”, existen empleados que están sufriendo de fatiga por el cambio. Se citan resultados de encuestas de Gartner, de acuerdo con las cuales en 2016, el 74% estaba dispuesto a apoyar el cambio organizativo en tanto que a finales de 2022, esa cifra se había caído al 38%. En ese sentido, las firmas de auditoría y las compañías deben planificar y ejecutar los cambios en la tecnología de auditoría de una manera cuidadosa para lograr resultados efectivos. Dentro de las consideraciones para actuar de manera estratégica, mencionadas en el artículo en referencia, están:

VISIÓN CLARA SOBRE EL CAMBIO

Los líderes y auditores deben entender que una transformación de la tecnología de auditoría, más que un simple cambio se trata de marcar una diferencia significativa que trasciende los aplicativos y equipos e involucra la forma en que se realizan las auditorías. Por ello, crear (si no existe) y comunicar una visión clara respecto de la transformación, es fundamental para el éxito. De esta manera es posible informar los planes estratégicos de la firma y aclarar las implicaciones de lo que el cambio puede significar para todos los miembros de la firma. De acuerdo con el citado artículo del portal Journal of accountancy, para liderar un cambio exitoso, las firmas deben responder ciertas preguntas clave para ayudar a las personas a comprender por qué se necesita el cambio:

• ¿Qué está cambiando?
• ¿Qué es lo que no cambia?
• ¿Por qué estamos cambiando?
• ¿Por qué la forma en que se ejecuta el trabajo no es lo suficientemente buena?
• ¿Cuál es el riesgo de no cambiar?

BENEFICIOS DEL CAMBIO

Es necesario que los líderes de auditoría comuniquen a sus equipos los temas importantes relativos a la transformación de la tecnología antes, durante y después de cualquier proceso de cambio. Lo relevante de esto es que tanto los colaboradores como los líderes de la firma deben comprender los beneficios que trae la transformación tecnológica en el trabajo, pues de no ser así la implementación puede demorarse si no se entienden debidamente los beneficios. Dentro de ellos se encuentran una mayor calidad de las auditorías y en ese sentido, los clientes (actuales y potenciales) se interesan en un auditor que utilice tecnologías de vanguardia. Adicionalmente, es posible obtener eficiencias que pueden reducir el tiempo que tarda el personal en realizar el trabajo, esto entusiasma a los colaboradores pues les permite adquirir habilidades en tecnología de vanguardia, ganar nuevos clientes y dedicar más tiempo a aspectos estratégicos más que ejecutar tareas repetitivas.

DETERMINAR QUÉ TECNOLOGÍA SE ADAPTA MEJOR A LA FIRMA

Los auditores y líderes de equipos de auditoría deben indagar acerca de la tecnología que mejor se adapte a la firma o compañía, en ese sentido, se puede obtener información valiosa al contactarse con otros profesionales, asociaciones gremiales, redes especializadas y de esta manera indagar y decidir sobre las mejores herramientas que podrían utilizar y las experiencias que ya han tenido con ellas. Los proveedores de aplicativos y equipos tecnológicos también pueden proporcionar información relevante, responder preguntas y ofrecer demostraciones de sus productos, lo cual facilita a las firmas tomar decisiones sobre el cambio de tecnología.

Es aconsejable, en cuanto sea posible, efectuar ensayos y pruebas para evaluar cómo se integran los nuevos productos con los recursos de la firma o compañía. En caso de obtener buenos resultados, hay que indagar respecto de cómo los nuevos recursos tecnológicos protegen los datos de los clientes e incluso considerar evaluaciones tales como una auditoría SOC (Controles de sistema y organización), para tranquilidad de la firma.

PARTICIPACIÓN DE LOS COLABORADORES

Una decisión conveniente que puede tomar la firma o la compañía en que hay una transformación de tecnología de auditoría es dar a los colaboradores cierto grado de participación en las decisiones clave relacionadas con el proyecto, entre ellas se cuentan involucrar a los empleados en la toma de decisiones así como tomar la opinión del equipo de tecnología o de un consultor tecnológico, asignar responsabilidad de lograr algunos resultados en las diferentes etapas del proyecto y designar líderes para tareas específicas. Después de realizar transformaciones tecnológicas hay que hacer seguimientos, ajustes y mejoras, por lo que es importante que los colaboradores usuarios de primera mano de las actualizaciones tecnológicas contribuyan en las evaluaciones, seguimientos y control de calidad que debe efectuarse.

PREPARARSE PARA LAS DIFICULTADES

Por lo general, hay ineficiencias en Los procesos de adopción de nuevas tecnologías. Por ello, las firmas deben preparar a sus colaboradores para afrontar y superar las deficiencias y dificultades que puedan presentarse. En tanto se reconozca este hecho, habrá una mejor conciencia para buscar ayuda y obtener apoyo de manera que se atiendan aquellas situaciones inconvenientes. Este compromiso debe irradiar desde los líderes de auditoría a todo el equipo y debe sustentarse, cuando corresponda, en un cronograma, con objetivos claros y una apropiada definición de las correcciones que deban efectuarse, en beneficio de todos los involucrados.

Si bien los cambios generan incertidumbre, principalmente en cuanto a la dificultad de hacerlos o en cuanto a los recursos que se requieran, los procesos de cambio se hacen realmente difíciles por la resistencia de los colaboradores y una gestión ineficaz por parte de los líderes de auditoría. A veces, el enfoque se limita a lo técnico o al rediseño de procesos más que en el cambio de mentalidad y de cultura, aspectos fundamentales para lograr el éxito.

Como se aprecia, la transformación de la tecnología de auditoría impulsa la eficiencia, la precisión y la capacidad de respuesta en el proceso de auditoría, lo que contribuye a que las firmas mejoren la gestión de riesgos y se facilite el logro de los objetivos propuestos.

^[1] Disponible en: Managing change in audit technology transformation

CP Iván Rodríguez - CIE AF

Auditor y consultor, diplomado en Alta Gerencia de Seguros y Derecho de Seguros. Especialista en Dirección Financiera y Desarrollo Organizacional, diplomado en Gerencia de la Calidad. Contador público (CP) de la Pontificia Universidad Javeriana con 20 años de experiencia en diversas empresas. Tiene amplia experiencia en la elaboración y ejecución de auditorías y revisorías fiscales. Dirección y ejecución de asesorías, consultorías y capacitaciones. Colaborador de Auditool.

Bogotá D.C., Colombia.